1 - SharePoint و توسعه Exchange Server

اگر شما به‌عنوان‌یک مدیر شبکه از Exchange Server برای اداره‌کردن ترافیک ایمیل استفاده می‌کنید، SharePoint قادر است عملیات توزیع را تا اندازه زیادی تسهیل کند. شما می‌توانید یک سایت SharePoint را به‌عنوان نقطه‌ای منفرد برای دریافت ترافیک Exchange ایجاد کرده و در آن واحد به‌صورت عملي و ضمن داشتن کلیه فاکتورهای امنیتی و امکانات Membership، اقدام به توزیع ترافیک برای یک گروه یا چند گروه خاص کنيد.

با تعیین یک پوشه عمومی برای SharePoint و اختصاص آن از درون Exchange، وظیفه Exchange به‌انجام رسیده و SharePoint از داخل آن پوشه وظایف خود را به انجام خواهد رساند.

2 - مقیاس‌پذیری راه‌حل‌های مبتنی بر SharePoint

مایکروسافت این مطلب را به‌خوبی جا انداخته که SharePoint Services اصولاً یک جعبه ابزار حاوی راه‌حل‌های مشارکتي است. ایجاد سایت‌هایی برای تعاملات گروهي، به‌اشتراک‌گذاری و مدیریت اسناد و فایل‌های مرتبط با پروژه‌ها، انجام آزمايش و دیگر عملکردهای مشارکتي از وظایف طبیعی SharePoint هستند.

یکی از وجوه کمتر شناخته شده SharePoint این‌است که این ابزار قابلیت‌های بسیار بالايی از لحاظ همکاری با دیگر ابزارها داشته و مقیاس‌پذیری آن بسیار بالا است. آنچه به‌عنوان كتابخانه منبع توسط يك گروه به اشتراك گذاشته مي‌شود، مي‌تواند با هدف تطبيق با كل سازمان يا جامعه وسيع‌تري از كاربران تحت نظر قرار گرفته شود. SharePoint Services به‌سهولت روي سرورهاي چندگانه استقرار يافته و امكان ذخيره‌سازي حجم عظيمي از اطلاعات را فراهم مي‌سازد.

3 – سايت‌هاي SharePoint كاملاً قابل سفارشي‌سازي هستند

SharePoint Services كاملاً با FromtPage 2003 يكپارچه شده است، بنابراين كليه ابزارهاي WYSIWYG متعلق به FrontPage قابل استفاده در سايت‌هاي SharePoint هستند (اگر سازمان شما از لحاظ فني در سطوح بالايي قرار دارد، تمام اين ابزارها از طريق ASP.NET قابل دسترسي هستند).

شما مي‌توانيد با استفاده از FrontPage به‌كارگيري ابزار Web Parts را آسان کنيد. اين ابزار به‌شما اين امكان را خواهد بخشيد تا قطعات ماجولار كدها را دوباره در سايت‌هاي SharePoint به‌كار گيريد. به‌اين ترتيب، داده‌هاي live را از منابع متعددي دريافت داريد.

همچنين قادر خواهيد بود تا به كاربران اجازه دهيد اين ماجول‌هاي كد را از طريق جاي دادن بخش‌هايي از Web Parts در داخل سايت خود كنترل کرده و در نتيجه كنترل‌هاي پيچيده‌اي را با روش drag-and-drop در اختيار داشته باشند. مديران شبكه مي‌توانند كنترل كاملي را از طريق XSLT كه مستقيم يا از طريق FrontPage در اختيارشان قرار مي‌گيرد، در اختيار داشته و در صورت لزوم Conditional Formatting را به‌كار ببرند.

4 – SharePoint و توسعه امكانات InfoPath

InfoPath 2003، يك ابزار دسكتاپ متعلق به مايكروسافت است كه وظيفه آن مديريت جامع فرم‌ها و انتقال داده‌ها است. اين نرم‌افزار فناوري قدرتمندي داخل خود دارد و آنچنان كه بايد مورد استفاده قرار نمي‌گيرد. اين فناوري امكاني را براي مديران شبكه فراهم مي‌سازد تا برخي از امكانات اين ابزار مانند  قابليت‌هاي XML  و فرم‌هاي كاربرپسند آن را با SharePoint درهم‌آميزند.

شما اين ويژگي را به‌خصوص در زمان انتشار مستقيم فرم‌هاي InfoPath  به كتابخانه SharePoint بسيار مفيد و كارآمد خواهيد يافت. در اين كتابخانه، فرم‌ها قابليت ذخيره‌سازي داشته و از همه مهم‌تر مي‌توان آن‌ها را به‌اشتراك گذاشت. به‌اين ترتيب و از طريق دسترسي گروه كاري به اين فرم‌ها SharePoint مي‌تواند نقش يك ابزار مشاركتي را ايفا کند.

در زمان استفاده از اين قابليت فرم اصلي در Header كتابخانه ذخيره شده و مجموعه نتايج به‌صورت XML ايجاد مي‌شوند. همچنين با استفاده از SharePoint Portal مي‌توانيد سرويس‌هاي SharePoint Portal Web را براي كمك به ابزار فرم‌ساز InfoPath و استفاده از آن در دسكتاپ اشتراكي به‌كار گيريد. از اين طريق مي‌توان دسترسي به اين اطلاعات را در ديگر سيستم‌ها و داخل سازمان فراهم کرده و استفاده از آنان را وسعت بخشيد.

5 – استفاده از Meta Data براي ايجاد دايناميك سيستم‌هاي ذخيره‌ساز تركيبي

فرا داده يا Metadata يك مفهوم حياتي و حساس در SharePoint Services بوده كه به روش‌هاي مختلف قابل استفاده است. با استفاده از Metadata مي‌توانيد به‌عنوان مؤثر اقدام به ايجاد آرگومان‌هاي جست‌وجو آن‌هم به‌صورت سفارشي کرده و اطلاعات خود را به‌صورت دايناميك ساماندهي كنيد. در اين‌صورت شما قادر خواهيد بود تا از جست‌وجوي مضامين در يك كتابخانه اسناد براي استخراج اطلاعات از كتابخانه ديگري استفاده کنيد.

همچنين شما مي‌توانيد براي مرتب كردن كتابخانه‌هاي اسناد خود پا را فراتر از فولدرهاي سلسله‌مراتبي سنتي گذاشته و با ايجاد جست‌وجوهايي بر مبناي Metadataها از آنان نه‌فقط به‌عنوان كليدهاي سازماني براي اسناد يك كتابخانه، بلكه در آرگومان‌هاي جست‌وجو و تعيين مكان اسناد در ديگر كتابخانه‌ها استفاده كنيد.

از اين راه قادر خواهيد بود تا نسبت به ايجاد مخازن قابل جست‌وجوي اسناد با قابليت‌هاي مؤثر دايناميك و نه تنها با قابليت جست‌وجو، بلكه با قابليت ساماندهي مكرر و بدون نياز به دستكاري فيزيكي اسناد بهره جوييد.

6 – SharePoint به‌عنوان مكانيزم انتقال داده

يكي از قابليت‌هاي اصلي SharePoint امكان ايجاد نقاط توزيع مشترك براي داده‌هايي است كه در چندين منبع متفاوت قرار دارند و انتقال آنان با استفاده از مدهاي متفاوت. البته، نقش انتقال داده در اينجا به پايان نمي‌رسد. بسته به اين‌كه سايت سازماني شما حاوي چه اطلاعاتي بوده و اين سايت‌ها چه نقشي را در سيستم شما ايفا مي‌كنند، مي‌توانيد عمل انتقال و توزيع حقيقي داده را از يك سرور به سرور ديگر و با استفاده از ابزارهاي «انتقال سايت» SharePoint انجام دهيد.

به‌عنوان مثال، اگر يك سايت SharePoint را به‌صورت داخلي و براي ارائه اطلاعات در مراحل مختلف كاري پياده‌سازي کرده‌ايد، محتويات SharePoint پايگاه داده در اين سايت مي‌تواند در يك فرآيند واقعي با استفاده از اين ابزارها(که برنامه‌هاي Command Line و در نتيجه قابل اسکريپت‌نويسي) مورد تغيير قرار گيرد.

7 – استفاده از Task Pane براي تبديل كتابخانه‌هاي Word به سيستم‌هاي مشارکتی دارای مدیریت توکار

کاربرد اصلی SharePoint Services عمدتاً در مدیریت اسناد است. اما ذخیره‌سازی اسناد Word در SharePoint، قرار دادن اسناد در کتابخانه‌ها و بررسی اسناد ورودی و خروجی از دیگر وظايفی هستند که این سرویس در اختیار مدیر سیستم قرار می‌دهد.

با وجود اين، امتداد این امکانات و ورود آن به فضاي کاري اشتراکي عاملی است که قدرت حقیقی  این ویژگی‌ها را به‌نمایش خواهد گذاشت. برای این‌کار می‌توانید از Task Pane که اسناد را به کتابخانه‌‎ها متصل می‌سازد استفاده کرده و از برخی گزينه‌های دیگر که در داخل آن وجود دارد برای مدیریت آسان‌تر اسناد، به‌ویژه در به‌اشتراک‌گذاری آنان در فضای کاری مشترک بهره برد. با استفاده از Task Pane می‌توان امکانات زیر را در اختیار داشت:

- پیگیری وضعیت و مقایسه نسخه‌های اسناد
- تعیین اشخاص دارای مجوز برای دسترسی به سایت و اسناد
- نظارت بر وظايف
- ایجاد اخطارها
البته، شما می‌توانید نه تنها Word، بلکه کلیه اسناد بسته کاربردی آفیس را در SharePoint به‌کار گیرید.

8 - توانايي Sharepoint در استخراج داده از پايگاه داده خارجی و دیگر منابع داده

معماری Web Parts و Web Part (قابل دسترس برای SharePoint از طریق FrontPage 2003 و ASP.NET) این قابلیت را دارد تا به‌عنوان یکی از اجزاي قدرتمند سایت‌های SharePoint وارد میدان شوند. به‌خصوص Data View Web Parts شما را قادر خواهد ساخت تا viewهای مختلفی را از منابع اطلاعاتی مختلف به سایت بیافزایيد.

شما می‌توانید viewهای خاصی را مخصوص سایت‌های SharePoint خود ایجاد کرده و آنان را به یکدیگرمرتبط کنید. منابع اطلاعاتی می‌توانند پايگاه داده، سرویس‌های وب محور یا هر منبع XML دیگری (مانند اسناد InfoPath و ...) باشند.

9- نقش Excel در تسهیل مدیریت اسناد

صدور (Export) اسناد به نرم‌افزار اکسل به‌خوبی از سوی SharePoint پشتیبانی شده و ایجاد نمودارها و به‌کارگیری امکانات چاپ (از طریق فرمان Print در اکسل و همچنین Chart در بخش Options این نرم‌افزار) از مواردی هستند که این کار را امکان‌پذیر خواهد ساخت.

البته، می‌توان Export داده‌ها به اکسل را تنها با هدف افزودن مدیریت‌پذیری انجام داد. ویژگی Excel Export موجب ایجاد یک Excel Web query و اتصال آن به داده اصلی خواهد شد. به‌اين ترتیب، شما می‌توانید صفحات گسترده‌ای را که قابلیت ورود اطلاعات دارند، ایجاد کرده و سپس اطلاعات را به SharePoint منتقل کنيد.

این‌کار می‌تواند از طریق ایجاد صفحات گسترده اکسل و ارتباط صفحات گسترده با SharePoint (با استفاده از فرامین Export و Link واقع در Datasheet Task Pane) انجام شود. پس از انجام این‌کار داده‌ها می‌توانند وارد صفحات گسترده شده و از طریق گزينه Synchronize List به اکسل منتقل شوند.

10 - توانايي ایجاد نسخه پشتیبان از مجموعه‌ای از سایت‌ها فقط از طریق یک عملیات واحد

توانايي انتقال یک سایت به همراه هر آنچه در آن وجود دارد (شامل سایت اصلی، سایت‌های زیرمجموعه و دیگر محتواها)، قابليتي است که نبايد آن را دست کم گرفت. هر مدیر شبکه‌ای که که حداقل یک بار به انجام این کار اقدام کرده است می‌داند این عملیات تا چه اندازه می‌تواند ناامیدکننده و طاقت‌فرسا باشد. SharePoint Services دو ابزار دارد که به‌شکل مؤثری موجب کاهش زحمت‌ها می‌شوند: STSADM و SMIGRATE.

SMIGRATE در ابتدا زندگی خود را از طریق یک ارتقا آغاز کرد؛ ارتقاي ابزاری که وظیفه آن هدایت داده‌ها از نسخه قديمي SharePoint به سایت جدید بود. اینک این ابزار وظیفه backup/restore را برای انتقال کامل سایت بر عهده دارد. این ابزار، یک ابزار خط فرمان بوده که در زمان استفاده از اسکریپت می‌تواند به‌صورت سفارشی مورد استفاده قرار گیرد.

این ابزار می‌تواند موجب آسان‌سازی فرآیند انتقال یک سایت و محتویات آن به نقطه‌ای دیگر شود که این ویژگی در برخی سناریوها آن را به ابزاری برای توزیع محتوا تبدیل می‌کند.  این ابزار یک نقطه ضعف نیز دارد در زمان انتقال يك سايت با استفاده از ابزار SMIGRATE، تنظيمات امنيتي آن، به‌همراه ديگر اطلاعات منتقل نمي‌شود.

به‌ياد داشته باشيد كه پس از انتقال يا Restore حتماً اين تنظيم‌هارا بررسي كنيد. هرچند SMIGRATE تنظيمات امنيتي شما را نگهداري نمي‌كند، اما STSADM اين كار را انجام مي‌دهد. اين ابزار كاربردي نه فقط يك سايت، بلكه مجموعه‌اي از سايت‌ها را منتقل کرده و علاوه بر آن قابليت‌هاي ديگري نيز دارد. از اين قابليت‌ها مي‌توان به ايجاد سايت، Import الگوها و انتقال داده اشاره کرد.